Antes de analisar quais as formas de superar a procrastinação, vamos compreender o seu significado, quais as suas causas e quais as consequências que daí podem resultar. Vamos também perceber até que ponto és procrastinador e se existe alguma relação entre a procrastinação e a preguiça.

Significado de procrastinação

Procrastinação mais não é do que o adiamento de uma determinada tarefa, responsabilidade ou compromisso. É verdade que todos nós passamos por fases em que simplesmente não nos apetece realizar o que tínhamos planeado. E não vem mal ao mundo por isso. O problema coloca-se quando esse adiamento é sistemático e acaba por impedir o funcionamento normal de certas atividades, podendo até interferir com outras pessoas.

Nem sempre um atraso na execução de determinada tarefa é resultado de procrastinação. Pode simplesmente verificar-se devido a um mau planeamento. Ou à ocorrência de um imprevisto que veio determinar que uma outra atividade se tornasse mais urgente.

Porém, se não existe uma justificação plausível para que determinada tarefa não tenha sido realizada no prazo estipulado, então estamos provavelmente perante um episódio de procrastinação.

Causas do problema

Diversas causas podem estar na origem da procrastinação:

Falta de interesse

A pessoa não gosta de determinada tarefa que lhe foi confiada. Pode até perceber que esta é importante, contudo não faz parte dos seus interesses. Gostaria de estar a fazer outras tarefas que não lhe estão atribuídas. Exemplo disso é alguém que trabalha somente para ganhar o seu ordenado ao fim do mês.

Falta de autoestima

Não acreditar nas suas potencialidades, o que leva essa pessoa a ter medo da avaliação final do seu desempenho.

Dificuldade em gerir as emoções

Problemas de ansiedade, stress ou depressão.

Perfeccionismo

Nunca nada parece estar suficientemente bem feito. Dificuldade em aceitar qualquer erro ou falha.

Não conseguir gerir o tempo

Demorar sempre mais tempo do que o estipulado para realizar as tarefas a seu cargo. Apesar de poder estar relacionado com o perfeccionismo, pode ocorrer por fatores mais simples como a falta de percepção do tempo.

Dificuldades de concentração

A atenção e foco são constantemente desviados do trabalho que precisa de ser feito devido a estímulos externos.

Incapacidade de definir prioridades

Colocar em primeiro lugar tarefas secundárias, não restando depois tempo para o que realmente seria fundamental realizar nesse dia.

Tendência para executar múltiplas tarefas ao mesmo tempo

A verdade é que de cada vez que deixamos uma tarefa para nos dedicarmos a outra, estamos a perder foco e produtividade. Salvo exceções (como por exemplo falar ao telefone enquanto se realizam tarefas rotineiras como lavar a louça ou limpar o pó), sempre que saltitamos de tarefa para tarefa estamos a forçar o cérebro ao dispêndio extra de energia. Isso resulta na quebra de eficácia e pode levar ao esgotamento psicológico.

Considerar uma tarefa infindável

Ter em mãos uma tarefa muito trabalhosa e cheia de pormenores, pode levar à desmotivação. Não saber por onde se começar ou duvidar que se consiga acabar em tempo útil essa tarefa pode levar à procrastinação.

Considerar que lhe falta motivação ou inspiração

Dispor-se a esperar pelo tempo certo ou que surja inspiração para fazer determinada tarefa pode levar à procrastinação.

“Inspiração existe, mas ela precisa te encontrar trabalhando”

Picasso

Consequências da procrastinação

As consequências da procrastinação fazem-se sentir em todas as áreas de vida. Na esfera pessoal, o procrastinador sofre emocionalmente. Poderá vivenciar ansiedade, stress, sentimentos de culpa, de inaptidão e de vergonha perante os outros. Esse facto poderá comprometer uma autoestima saudável.

A esfera dos relacionamentos pode igualmente ser afetada. A par dos problemas emocionais e psicológicos associados, o procrastinador terá tendência a não conseguir conciliar horários para garantir a adequada assistência familiar.

Na esfera profissional, pode registar-se perda de produtividade e desempenho, o que pode afetar não só o procrastinador como toda a equipa de que faz parte. O procrastinador perde credibilidade e deixa de ser digno de confiança por parte de empregador, clientes e colegas. Em consequência, o seu posto de trabalho pode ficar em perigo.

Procrastinação e preguiça

Embora à primeira vista, a procrastinação possa ser confundida com preguiça, a verdade é que não é a mesma coisa. Enquanto quem age por preguiça não sente o desejo de realizar determinada tarefa e escolhe não fazer nada, aquele que age por procrastinação tem desejo de realizar a tarefa, mas simplesmente não consegue pelos mais variados motivos. A sua decisão acaba por ser trabalhar em tarefas alternativas.

Geralmente quem é preguiçoso é caraterizado como alguém que não tem metas e objetivos e é adverso a responsabilidades, o que não é o caso do procrastinador.

Tomada de consciência é essencial

Seguem-se algumas questões que te podem ajudar a tomar consciência do problema. Como sabes, a tomada de consciência é essencial para que as soluções possam acabar por surgir:

Como saber se és um procrastinador

Se estás na dúvida quanto ao facto de seres ou não um procrastinador, sugiro-te uma pequena reflexão:

• Procuras dedicar-te de antemão às atividades que te dão prazer, escolhendo deixar para mais tarde todas as outras que consideras aborrecidas e desmotivantes?
• Tens plena consciência das tuas responsabilidades, porém dás por ti a adiar a execução de determinadas tarefas? Acreditas sempre erroneamente que no dia seguinte conseguirás gerir o que está em falta?
• Tens dificuldade de concentração, desviando constantemente o teu foco para assuntos alheios aos que tens para tratar?
• Apercebes-te que tens tendência para ceder a distrações como navegar na internet ou nas redes sociais, conversar com colegas, assistir a programas de TV, jogos, etc.?
• Costumas duvidar das tuas capacidades e temer que o produto final que entregas não tenha a qualidade que desejarias?
• És perfeccionista e demoras sempre um tempo extra para realizar as tarefas a teu cargo, o que acaba por comprometer a tua produtividade?
• Tens por costume definir prioridades, para que as tarefas realmente importantes do dia sejam realizadas?

Será que é uma doença?

Não sendo propriamente uma doença, o facto é que a procrastinação acaba, em maior ou menor grau, por interferir com a saúde e o bem-estar. Sentimentos continuados de angústia, culpa, medo, insegurança, falta de energia, incapacidade, frustração e sobrecarga derivados do hábito de procrastinar podem dar origem a quadros de ansiedade ou de depressão, surgindo mais tarde sintomas físicos associados.

Neste ponto, é importante referir que o inverso também é possível. Pessoas que sofrem de perturbações psicológicas como a Depressão ou Transtorno de Défice de Atenção com Hiperatividade habitualmente têm tendência para a procrastinação. Estes casos podem apresentar melhorias com o recurso a medicamentos que melhorem o humor e a capacidade de atenção e foco.

Como superar a procrastinação

A procrastinação no seu aspeto mais comum é, antes de tudo, um quadro que se resolve com uma mudança comportamental. Por isso, se sofres deste problema, podes querer conhecer algumas formas de o evitar.

Analisar os pensamentos e emoções

Se conseguires identificar a raiz do problema, isso será meio caminho andado para a sua resolução. Sempre que deres por ti a procrastinar, procura identificar os pensamentos e sentimentos envolvidos.  Isso levar-te-á a compreender as razões por detrás do hábito da procrastinação. Será que sofres de baixa autoestima, desmotivação por ausência de desafios, ansiedade, excesso de responsabilidades ou falta de objetivos? Lista tudo o que fizer sentido para ti.

Prestar atenção ao ambiente de trabalho

O local em que trabalhamos pode apelar à dispersão do foco tão necessário à produtividade. Um ambiente ruidoso e desorganizado pode ser propenso à distração e, consequentemente, à dificuldade de realizar as tarefas necessárias a tempo e horas. Faz as mudanças que forem necessárias no teu ambiente de trabalho. Se gostas de música, coloca um fundo musical para te elevar a disposição e facilitar a concentração.

Acabar com o perfeccionismo

A verdade é que todos nós erramos. E isso só será um problema se não andarmos em frente, aprendendo com os erros. Não sou muito adepta do “vale mais feito do que perfeito” pois entendo que todo o trabalho deve ter um nível de qualidade que o diferencie. Contudo, também não acredito em perfeições. Assim, será preciso encontrar um meio termo. Não deixes de entregar algo pelo facto de pensares que não está perfeito.

Planeamento e gestão do tempo

É preciso ter em atenção que numa profissão ou num negócio existe a necessidade de realizar toda uma diversidade de tarefas. Nem todas essas tarefas são igualmente importantes ou urgentes. Por isso, é fundamental distribuir todas as tarefas por ordem de prioridade. Existem múltiplas ferramentas e aplicações que te podem ajudar a planear e gerir o tempo e não nos vamos debruçar sobre elas neste artigo.

Respeitar os seus ciclos de produtividade

Igualmente importante será identificares quais os ciclos em que consegues alcançar uma maior produtividade. Algumas pessoas trabalham mais eficazmente da parte da manhã, enquanto outras preferem a parte da tarde ou até a noite. Se identificares o teu horário de pico, ou seja, o período em que és mais produtivo, poderás agendar para esse horário as tarefas mais importantes do dia. Consequentemente, guardas para os períodos de quebras as tarefas mais rotineiras. Outra estratégia pode passar por fazer primeiro as tarefas que não gostas tanto e deixar para mais tarde as que gostas mais.

Estabelecer prazos de conclusão

Quando estabeleces prazos, estás na verdade a assumir um compromisso. Isso faz com que ganhes foco e objetividade, limitando a possibilidade de procrastinação. Estabelece um dia e horário específico como prazo. Procura ser objetivo e realista, ou seja, dá-te o tempo necessário para concluir a tarefa, mas também não o alargues mais do que a conta. Anota esse prazo por escrito ou assume-o perante determinada pessoa.

Evitar assumir multitarefas

Se bem que muitas pessoas considerem ter uma maior produtividade se fizerem várias tarefas ao mesmo tempo, o facto é que esse hábito não se revela saudável. Stress, ansiedade, fadiga mental, maior propensão aos erros ou menor eficácia, são algumas das possíveis consequências. Quando saltitas de tarefa em tarefa, a tendência poderá ser deixar para mais tarde o que deveria ter feito em primeiro lugar. Da mesma forma, experimenta apelar à tua criatividade para que tarefas que não gostas de fazer ou consideres rotineiras se tornem mais apelativas.

Dividir uma tarefa grande em pequenas tarefas

Grandes tarefas podem demorar muito tempo a realizar, dando a sensação que não acabam nunca, o que provoca desmotivação e ansiedade. Se dividires essas grandes tarefas em outras mais pequenas, tudo se torna mais simples. Se mesmo assim, ficares com a sensação de que ainda são demasiado longas, divide-as de novo. Cria objetivos diários ou semanais, por exemplo. Desta forma, obterás mais confiança e motivação para executar essas tarefas.

Não esquecer os imprevistos

Considera sempre um espaço na tua agenda para os imprevistos que possam surgir. Não preenchas demasiado a tua agenda e preocupa-te em planear unicamente atividades que sejam possíveis de realizar. Deve sobrar sempre uma folga de tempo. Caso contrário, irás criar uma enorme tensão ao não conseguires realizar tudo a que te tinhas proposto.

Limitar as possíveis distrações

Se costumas ser tentado a cada minuto pelo que está a acontecer na internet, nas redes sociais ou no telemóvel, não fazes ideia da forma como isso está a diminuir a tua produtividade. Experimenta desligar a internet, os e-mails ou as notificações enquanto estás a trabalhar. Se não o fizeres, isso irá sistematicamente retirar-te do foco. Limita os horários de uso da internet e verifica os e-mails somente em determinados blocos de tempo.

Criar incentivos

Não te esqueças de fazer pausas entre tarefas. Podes criar períodos de recompensa após completares tarefas prioritárias. Incentivos como um pequeno passeio pelo parque ou simplesmente relaxar e descontrair podem contribuir para te sentires motivado.

Considerar benefícios a longo prazo

Habitua-te a considerar os benefícios que podes obter a longo prazo. Um dos possíveis problemas ligados à procrastinação prende-se com o facto de, na execução de determinada tarefa, só se conseguir ver os benefícios imediatos. Quando aumentas o teu campo de visão para um prazo mais alargado, estás no caminho correto para evitar a procrastinação. Esforça-te para pensar nos benefícios que a execução de determinada tarefa te pode trazer no futuro.

Não guardar tarefas para o dia seguinte

Não caias no erro de pensar que o dia de amanhã será aquele dia milagroso em que concluirás tudo o que vens acumulando. As coisas não se processam dessa forma. Melhor será fazeres já hoje. Quando transferes tarefas para o outro dia, seja pelo motivo que for, deves ter em consideração que a tarefa vai acabar por se amontoar com outras responsabilidades. De repente, uma tarefa que não tinha prioridade pode passar a urgente. Para obteres motivação extra, experimenta memorizar aquela sensação reconfortante de conseguir entregar algo importante dentro do prazo proposto.

E tu, tens alguma estratégia para vencer a procrastinação que não tenha sido aqui apresentada? Escreve-me para a poder considerar e assim podermos ajudar outras pessoas.

*Helena Martins é Terapeuta e Coach com foco em Propósito de Vida e Transformação Pessoal. Nas suas consultas utiliza ferramentas do Life-Coaching, da Terapia Transpessoal, do Método de Louise Hay e da Psicossomática.